Варвара КАЖБЕРОВА
Для женщины-руководителя личный помощник — это всегда больше, чем просто секретарь, выполняющий те или иные функциональные обязанности. Это близкий человек, допущенный в личное пространство, почти родной, кем бы он ни был — мужчиной или женщиной. Подобная эмоциональная близость обусловливает совершенно особые требования к профессиональным и личностным характеристикам помощника.
Поиск личного помощника (personal assistant, PA) для женщины-руководителя больше схож со сложным алхимическим опытом, чем с обычным поиском сотрудника на вакантную должность.
Во-первых, сама специфика работы, набор компетенций предполагают наличие почти взаимоисключающих качеств. Во-вторых, как утверждают специалисты, психологическая совместимость с руководителем в большинстве случаев важнее профессиональных характеристик.
Смысл метафоры
Сегодня рынок РА довольно велик и разнообразен для того, чтобы не чувствовать недостатка в кандидатах. Если спрос в определенных сегментах рынка и превышает предложение, то явно не на столько, чтобы говорить о дефиците. Ежедневно в консалтинговые и рекрутинговые агентства поступают сотни резюме на вакансию личного помощника.
Формальные требования: профессиональный опыт, иностранный язык, коммуникативные навыки, делопроизводство — характеризуют только внешнюю сторону этой профессии. Главными являются коммуникативные качества. И потому «настоящий» РА — такая же редкость, как «золотая середина».
Человек, достаточно амбициозный, чтобы служить в крупной компании, он всегда остается в тени своего руководителя, работает на его результат и его личный успех. Достаточно способный, чтобы понимать шефа и вникать во все его дела, личный помощник не имеет, по крайней мере формально, права голоса в решающей ситуации. Обладая отличными аналитическими способностями для того, чтобы отслеживать все процессы внутри компании, личный помощник не должен стремиться к руководству. Альтруизм в работе и необходимость быть на виду, презентабельность внешнего вида и ненавязчивость в отношении начальника — основные особенности этой профессии. Восприимчивость к новому и стабильность в качестве выполняемой работы, на которую всегда может рассчитывать руководитель. Четкость, внимание, постоянная включенность во все дела компании и неизбежный стресс, сопутствующий рабочему дню. Найти человека, не случайно оказавшегося в этой профессии, очень непросто.
«Самое главное — выявление мотивации, —делится наблюдениями психолог, руководитель отдела персонала кадрового центра “ЮНИТИ” Татьяна Голубниченко. — Если руководитель рассчитывает на длительную работу с помощником, не стоит брать человека, который рассматривает эту профессию как старт своей карьеры. 60% кандидатов — именно такие люди. Личный помощник не должен быть настроен на самостоятельную карьеру. Лидер-одиночка совсем не то, что нужно в данном случае».
В результате если для кандидатов на другие должности вполне хватает ознакомления с резюме и проверки компетенции, то для вакансии РА решающее значение имеют личностные характеристики: гибкость, лояльность, совместимость с руководителем. Идеальный личный помощник — тот, для кого руководитель царь и бог, а цель — организация его жизни и правильного руководства, причем как можно более незаметно, продолжает Татьяна Голубниченко: «Правая рука — идеальная характристика: ее мы не замечаем, но и обойтись без нее не можем».
Игра в пазл
Подобрать помощника конкретному руководителю — задача, сопоставимая со сложной головоломкой. Как сделать так, чтобы все ее детали совпали друг с другом в идеальной комбинации?
Часто сотрудники рекрутинговых служб не подбирают личного помощника, не взглянув перед тем на руководителя. Помимо характера, режима работы, привычек возможны другие психологические нюансы. Учитывая, что 98% личных помощников — женщины, структура общения будет складываться исходя именно из этого.
По мнению Татьяны Голубниченко, если для руководителя-мужчины личностные качества помощника важны так же, как и профессиональные, женщина-руководитель обратит внимание прежде всего на личностные, а уже потом на профессиональные характеристики. Более того, в последнем случае личным помощником вряд ли станет женщина, склонная выходить за рамки образа офисного работника и доминировать во внешности и стиле. Даже мелкие женские слабости, на которые не обратит внимания мужчина, могут сыграть не последнюю роль.
«Недавно мне пришлось заново отбирать помощницу, так что данный вопрос для меня очень актуален, — рассказывает Яна Бердникова, генеральный директор CENTURY 21 Sun Realty. — Не могу сказать, что со мной работать легко: я очень требовательна, поэтому человек должен быть терпелив и правильно воспринимать замечания. Поскольку для меня очень важно, чтобы все, кто ко мне приходит — партнеры, клиенты, коллеги, руководство, — видели уровень организации, то требования к помощнику очень высокие. Приятно, когда помощник своевременно проявляет инициативу, предлагает что-то, напоминает, что нужно сходить на обед. Тип общения я предпочитаю партнерский».
«Важно хорошее знание внутренних и внешних особенностей бизнес-окружения, — полагает директор по экономике и финансам инвестиционной группы “ВИКА” Виктория Колузанова. — Это обеспечит правильные форматы устанавливаемых коммуникаций. Выполнение задач помощника требует не только умения общаться с людьми, но и немалой настойчивости. Помощник получает доступ к конфиденциальной информации, что подразумевает высокий уровень доверия к нему. Поэтому о поиске «на стороне» можно говорить, наверное, только применительно к сотруднику, который становится помощником после длительного периода пребывания в компании. Исключение составляет случай, когда помощник — хорошо известный руководителю человек. Предпочтительный тип общения для меня, однозначно, “начальник — подчиненный”».
Детали портрета
Образ личного помощника в целом довольно традиционный. Принято считать, что это женщина 18—35 лет, чаще всего приятной внешности, инициативная, ответственная, владеющая компьютерными навыками, оргтехникой, делопроизводством, желательно — иностранным языком, как правило английским, со средней зарплатой $500—1200. Представители сильного пола в этой профессии очень редки и востребованы в большей степени в таких «мужских» местах, как нефтяные компании, посольства, властные структуры и военные ведомства. Причем мужчина ролью личного помощника в прямом смысле обычно не ограничивается: чаще всего он становится бизнес-ассистентом и рассматривает эту должность как трамплин для будущей карьеры.
Одна из тенденций сегодняшнего дня — повышение требований к профессиональным качествам РА. Под влиянием зарубежного опыта и в ходе развития отечественного бизнеса постепенно меняется стандарт профессии, так же как меняется ее имидж и соответственно оплата.
Как отмечает специалист кадрового холдинга «АНКОР» Марина Казанцева, в крупных компаниях от кандидата все чаще требуются владение несколькими иностранными языками, профессиональный опыт в какой-либо конкретной индустрии, умение вести переговоры и работать в условиях многозадачности, навыки тайм-менеджмента и непосредственное участие в бизнесе фирмы. Это значит, что РА все чаще становится разноплановый специалист высокого уровня, а не простой исполнитель решений или связующее звено в бизнес-процессах.
Смысл профессии расширяется и уже не исчерпывается обычным пониманием образа «личного помощника»: при той же лояльности и свойственных профессии личных качествах требования к профессиональным качествам оказываются более дифференцированными в зависимости от направления компании.
Новые веяния затрагивают не только стандарт профессии. Профессия «взрослеет» и в профессиональном, и в личностном плане, а также и в прямом смысле — в смысле физического возраста. «Основная тенденция — усиливающийся спрос на зрелых РА, — поясняет руководитель отделения Kelly Administrative Ольга Червякова. — Это женщины с опытом работы 10—15 лет, которые видят свое развитие именно в административной сфере. Зарубежная практика такова, что там РА работают по меркам России очень долго — 10—15 лет и более. Многие западные руководители, переезжающие в Россию, хотят найти такого же зрелого, профессионального, неамбициозного РА».
Найти или воспитать
Найти проверенного, профессионального сотрудника и не увлекаться рискованными экспериментами — это позиция западных компаний, все более популярная и в России. Если речь идет о первых лицах компании, риск здесь слишком велик, кроме того, важно само ощущение стабильности и спокойствия за престиж компании.
Личный помощник такого класса — настоящая редкость, но время, затраченное на его поиски, окупится сторицею. «Воспитать личного помощника самой можно, но проще потратить время и найти достойного сотрудника, при этом не следует скупиться на вознаграждение» — вот суть такой позиции словами Яны Бердниковой.
Однако есть ситуации, когда воспитывать личного помощника на месте работы предпочтительнее. По мнению Татьяны Голубниченко, «зрелый специалист — палка о двух концах: с одной стороны, он прекрасно понимает, что от него хотят, с другой стороны, всегда сравнивает руководителя со своим “идеальным” начальником, чаще всего первым, поэтому его лояльность — под большим сомнением». В случаях же, когда опыт работы минимален или оказался негативным, лояльность к руководителю, скорее всего, будет очень высока, хотя профессиональные качества могут и не соответствовать нужному уровню.
Тем не менее преимущества здесь довольно очевидны: если профессиональные качества нетрудно приобрести в короткий срок, вопрос с лояльностью решается далеко не так просто, тогда как именно он является ключевым. Личный помощник в силу своей должности имеет доступ к конфиденциальной информации, кроме того, работа вряд ли будет результативной без взаимопонимания и готовности помощника «быть на связи», понимать с полуслова. «Настоящее взаимопонимание вызывает этакое алхимическое ощущение», — убеждена Татьяна Голубниченко.
Повышенное внимание к лояльности во многом продукт отечественного рынка. Для коммуникаций, построенных внутри российских компаний, в большей степени свойственны личные и неформальные отношения, невозможные без минимальной степени доверия.
По мнению Ольги Червяковой,
«к российским руководителям зачастую труднее подобрать ассистента, так как большее значение имеет персоналия, а не профессиональный опыт». «Очень большое внимание принято уделять внешним данным сотрудника, — добавляет Марина Казанцева. — А также неизменным остается приготовление чая и кофе, покупка подарков родственникам и прочие личные поручения. Кроме того, часты неформальные отношения между руководителем и подчиненным, имеется в виду возможность экспрессивного и не совсем корректного выражения эмоций и не только».
В то же время отношения, построенные на доверии, — черта нашего менталитета, которую нельзя не учитывать. В нашем сознании личная преданность связана с оплатой труда не на столько, чтобы делать на это слишком серьезные ставки. Понимание того, что входит и не входит в профессиональные обязанности, с нашей и с западной точек зрения тоже различно. Зато и найти человека, заслуживающего доверия и своего рода дружбы в рамках установленных отношений, еще труднее, чем сотрудника с хорошим резюме.